Tapahtumailmoitusta ei tällä kertaa tarvinnut tehdä kirjallisena, vaan se hoidettiin suullisena ilmoituksena muille saman residenssin jäsenille. Ilmoitus tehtiin tiukahkolla aikataululla, noin paria päivää ennen tapahtuman alkua. Tapahtumailmoitukseen sisältyi muun muassa seuraavat tiedot:
Tapahtuman kuvaus: syöpöttelyä ja viiniä ystävien kanssa, musiikin kuuntelua ja jutustelua.
Arvioitu yleisömäärä: lauantaina noin kymmenen, sunnuntaina kahdesta neljään osanottajaa.
Suurin samanaikainen yleisömäärä: isäntäväki mukaanlukien viitisentoista maksimissaan.
Tapahtuma oli suljettu, vain kutsutuille.
Tapahtuma-aikaa ei voitu tarkasti määrittää etukäteen, mutta se rajattiin ylimalkaisesti kestämään lauantai-illasta sunnuntai-iltaan.
Tapahtuma ei vaatinut väliaikaisten rakenteiden kasaamista, joten rakennus ja purkuaikataulusta ei tarvinut huolehtia. Perussiistintä suoritettiin ennen tapahtuman alkua. Tapahtuman jälkisiivous venähti seuraavan viikon puolelle, mutta siihen onneksi maankäyttölupa ja yleiset siisteysmääräykset antoivat myötä.
Yleisökohderyhmä oli tapahtumajärjestäjien ystävät. Alaikärajaa ei ollut, koska osallistujien joukossa oli myös pikkulapsi. Kyseinen osanottaja vastasi myös osittain tapahtuman ohjelmasta, joka sisälsi muun muassa tanssia.
Musiikkiesityksiä kuultiin äänentoistolaitteiden kautta. Koka kyseessa oli yksityistilaisuus, ei Teosto-ilmoitus ollut tarpeellinen. Äänentoistosta ei aiheutunut melua tapahtumapaikan ulkopuolelle, joten meluilmoitusta ei tarvinut jättää Ympäristökeskuskelle, tai edes ympäröiville naapureille.
Järjestyksenvalvojien määrä oli arvioitu hyvin suhteessa yleisömäärään. Järjestyksenvalvojaksi katsotaan asunnon isäntä, joka oli vesilinjalla ja piti myös silmällä tapahtumaan osallistunutta alaikäistä.
Päihdyttävien aineiden hallussapito ei ollut kiellettyä ja alkoholia anniskeltiin myös tapahtumajäjestäjän toimesta.
Tapahtuma ei vaatinut poikkeusliikennejärjestelyitä, vaikka tosin pyhäaikataulut julkisessa liikenteessä toivat hieman lisähaastetta tapahtumapaikan saavutettavuuteen.
Tapahtumassa ei käsitelty pyroteknisiä laitteita tai avotulta, ellei sytkäriä ja kynttilöitä lasketa. Tapahtumavalaistukseen kiinnitettiin kuitenkin erityistä huomiota.
Puhtaan talousveden saanti sekä WC:t olivat valmiina tapahtuma-alueella, joten niitä ei tarvinut tilata erikseen.
Elintarvikemyyntiä ei harjoitettu, vaan elitarvikkeita jaettiin maksutta tapahtumajärjestäjän toimesta. Kylmäketjun katkeaminen ei tuottanut ongelmia, koska se oli hyvin lyhyt: jääkaapista lautasille ja tarjoiltavaksi.
Kaikenkaikkiaan tapahtuma oli oikein onnistunut ja sen järjestäjälle jäi hyvä mieli! Tästä tyytyväisenä tapahtumajärjestäjä suunnittelee jo järjestävänsä vastaavanlaisen tapahtuman pian uudestaan.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti